Odroczenie kar w KSeF do 2027 r. – na co nadal muszą uważać przedsiębiorcy?
Ministerstwo Finansów zapowiedziało, że kary za uchybienia związane z Krajowym Systemem e-Faktur zaczną obowiązywać później, niż zakładały dotychczasowe przepisy. Przedsiębiorcy, którzy korzystają z systemu obowiązkowo od 1 lutego lub 1 kwietnia 2026 r., przyjęli tę wiadomość z ulgą. Trzeba jednak pamiętać, że przesunięcie sankcji nie oznacza ani zniesienia obowiązku wystawiania e-faktur, ani wyłączenia wszystkich związanych z tym zagrożeń.
Co zapowiada resort?
Komunikat pojawił się na stronie ministerstwa 16 września 2026 r. Wynika z niego, że administracyjne kary za naruszenia zasad KSeF mają zacząć działać dopiero po 31 grudnia 2027 r., a nie, jak dotąd przewidywano, po 31 grudnia 2026 r. Firmy zyskałyby więc dodatkowe 12 miesięcy bez ryzyka finansowej sankcji za wskazane w przepisach błędy.
Ten czas można wykorzystać na dopasowanie programów księgowo-finansowych, wewnętrznych procedur i procesów biznesowych do nowych zasad. Przesunięcie dotyczy jednak wyłącznie kar administracyjnych. Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF nadal obowiązuje: od 1 lutego 2026 r., a dla podatników, których sprzedaż brutto w 2024 r. nie przekroczyła 200 mln zł, od 1 kwietnia 2026 r.
Doradcy podatkowi i firmy z różnych sektorów od dłuższego czasu zwracali uwagę na trudności wdrożeniowe i apelowali o łagodniejsze podejście. Nie należy jednak traktować zapowiedzi jako zachęty do odkładania prac. Rok 2027 może być ostatnim okresem, w którym błędy da się korygować bez natychmiastowych skutków finansowych.
Za co grożą kary?
Podstawą odpowiedzialności jest art. 106ni ustawy o VAT. Zgodnie z nim naczelnik urzędu skarbowego nakłada karę pieniężną, jeśli podatnik:
- wbrew obowiązkowi nie wystawi faktury ustrukturyzowanej w KSeF,
- w czasie awarii lub niedostępności systemu albo w trybie offline24 wystawi fakturę niezgodną ze schemą FA(3),
- nie prześle do KSeF w terminie ustawowym faktury wystawionej w okresie awarii, niedostępności systemu lub w trybie offline24.
Kary mogą być wysokie. Sięgają do 100% kwoty VAT widniejącej na fakturze, a gdy faktura nie zawiera podatku, do 18,7% jej łącznej wartości.
Co do zasady ukaranie na podstawie art. 106ni wyklucza pociągnięcie podatnika do odpowiedzialności karnoskarbowej za ten sam czyn. Nie oznacza to jednak, że w innych sytuacjach ryzyko odpowiedzialności karnej skarbowej znika.
Na co uważać?
Sam komunikat zastrzega, że odroczenie wymaga zmiany ustawy. Aby zaczęło działać, projekt musi przejść cały proces legislacyjny i zostać podpisany przez Prezydenta. Do tego czasu firmy nie powinny opierać się wyłącznie na deklaracjach resortu.
Warto również zwrócić uwagę że odroczenie obejmuje tylko kary związane z KSeF, a nie wszystkie przepisy, które mogą zaszkodzić podatnikowi. Nie dotyczy odpowiedzialności z art. 108 ustawy o VAT, czyli obowiązku zapłaty podatku wykazanego na tzw. pustych fakturach. Ma to duże znaczenie w praktyce, bo część podatników wystawia dokumenty dla tej samej transakcji w kilku formach (ustrukturyzowanej, elektronicznej i papierowej). Kontrowersje budzą też wizualizacje faktur wystawionych w KSeF. Sama odpowiedzialność karnoskarbowa też się nie zmieni. Przepisy Kodeksu karnego skarbowego dotyczące wadliwych i nierzetelnych faktur pozostają w mocy.
Ministerstwo przypomniało też w komunikacie, że KSeF jest obowiązkowy. Zapowiedziało, że mimo odroczenia kar Krajowa Administracja Skarbowa będzie reagować w szczególności na wystawianie faktur poza systemem oraz na sytuacje, w których jego pomijanie mogłoby prowadzić do nierzetelnego rozliczenia VAT. Brak kar administracyjnych nie jest więc zgodą na ignorowanie przepisów. Firmy powinny raczej liczyć się z tym, że organy podatkowe będą uważniej sprawdzać, jak realizują one obowiązki związane z KSeF.