KSeF od 2027 r. – nowe obowiązki przy dokonywaniu płatności za faktury
Od 1 stycznia 2027 r. przedsiębiorców czekają kolejne zmiany związane z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF). Nowe przepisy wprowadzą obowiązek wskazywania numeru KSeF faktury lub identyfikatora zbiorczego podczas dokonywania określonych płatności. Warto już teraz przygotować się do nowych wymagań i zweryfikować wykorzystywane systemy księgowe oraz bankowe.
Kogo obejmą nowe obowiązki?
Zgodnie z art. 108g ustawy o VAT, od 1 stycznia 2027 r. czynni podatnicy VAT dokonujący płatności na rzecz innych czynnych podatników VAT będą zobowiązani do wskazywania numeru KSeF faktury lub identyfikatora zbiorczego nadanego przez system.
Obowiązek obejmie przede wszystkim płatności za faktury ustrukturyzowane oraz określone faktury wystawione w trybach offline, realizowane przelewem lub innym instrumentem płatniczym umożliwiającym podanie tytułu płatności. W praktyce oznacza to, że tradycyjny numer faktury nadany przez sprzedawcę nie będzie już wystarczający. Konieczne stanie się wskazanie numeru identyfikacyjnego nadanego dokumentowi w KSeF.
Nowe zasady będą miały zastosowanie również w określonych przypadkach regulowania należności przez podmioty trzecie.
Identyfikator zbiorczy i płatności MPP
W przypadku regulowania jednym przelewem należności wynikających z kilku faktur możliwe będzie wykorzystanie identyfikatora zbiorczego wygenerowanego w KSeF. Pozwoli on powiązać płatność z konkretnymi dokumentami, bez konieczności wskazywania w tytule przelewu numeru każdej faktury osobno.
Zmiany obejmą również mechanizm podzielonej płatności (MPP). Przy opłacaniu faktur ustrukturyzowanych w komunikacie przelewu konieczne będzie podanie numeru KSeF zamiast dotychczasowego numeru faktury. W przypadku zbiorczych płatności MPP zastosowanie znajdzie identyfikator zbiorczy.
Należy pamiętać, że nowe wymagania nie obejmą wszystkich płatności. Ich zastosowanie będzie zależało m.in. od statusu VAT stron transakcji, rodzaju faktury oraz sposobu uregulowania należności.
Jak przygotować firmę do zmian?
Wprowadzenie nowych zasad oznaczania płatności będzie wymagało odpowiedniego przygotowania procesów księgowych i finansowych. Warto zatem wcześniej zadbać o:
- Sprawdzenie możliwości obsługi numerów KSeF i identyfikatorów zbiorczych w programie księgowym.
- Dostosowanie sposobu przekazywania wymaganych danych oraz płatnościach MPP w swoim banku.
- Przeprowadzenia analizy czy automatyzacja nie usprawniłaby danego procesu – szczególnie w firmach wykonujących dużą liczbę przelewów, gdzie ręczne wprowadzanie danych zwiększa ryzyko błędów.
Choć nowe przepisy zaczną obowiązywać dopiero od 2027 r., wcześniejsze dostosowanie procedur i wykorzystywanych narzędzi pozwoli ograniczyć ryzyko nieprawidłowości oraz usprawnić proces rozliczeń.