Faktury dokumentujące WDT – czy trzeba je wystawiać w KSEF?
Faktura WDT w KSeF – czy trzeba ją wystawiać i jak doręczyć zagranicznemu kontrahentowi?
Stanowisko
Jeżeli dostawca jest polskim podatnikiem posiadającym w kraju siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności, faktura dokumentująca wewnątrzwspólnotową dostawę towarów (WDT) powinna zostać wystawiona za pośrednictwem KSeF. Fakt, że po drugiej stronie transakcji stoi podmiot zagraniczny, nie zmienia tego obowiązku. Sposób udostępnienia faktury nabywcy powinien zostać z nim wcześniej uzgodniony.
Kiedy KSeF jest obowiązkowy?
Co do zasady, obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych obejmuje wszystkich podatników zobowiązanych do fakturowania na gruncie polskich przepisów o VAT. Ustawa przewiduje jednak szereg wyjątków, kiedy wystawianie faktur przez KSeF nie jest wymagane.
Pierwsza grupa wyjątków dotyczy samego wystawcy. Ze zwolnienia korzystają podatnicy, którzy nie posiadają na terenie Polski ani siedziby działalności gospodarczej, ani stałego miejsca prowadzenia działalności. Podobnie jest w przypadku, gdy podatnik posiada w Polsce stałe miejsce prowadzenia działalności, ale nie uczestniczy ono bezpośrednio w danej transakcji – wówczas również nie ma obowiązku korzystania z KSeF. Ze zwolnienia korzystają też przedsiębiorcy rozliczający się w ramach wybranych procedur szczególnych, takich jak procedura nieunijna dla niektórych usług, procedura dotycząca międzynarodowego okazjonalnego przewozu osób czy sprzedaż na odległość towarów importowanych, a dokumentujące te rozliczenia faktury wystawiane są poza systemem. Wyłączenie obejmuje również podatników korzystających ze zwolnienia w ramach unijnej procedury SME.
Druga grupa wyjątków wynika z charakteru nabywcy. Jeśli po stronie kupującego stoi osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej, nie ma obowiązku wystawiania faktury przez KSeF. Analogicznie sytuacja wygląda w przypadkach szczególnych dostaw lub usług, dla których minister właściwy do spraw finansów wydał odrębne przepisy wykonawcze.
Warto przy tym podkreślić, że nie wszystkie wyjątki działają w ten sam sposób. Tylko w trzech przypadkach – gdy wystawca nie ma w Polsce siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności, gdy stałe miejsce nie uczestniczy w transakcji oraz gdy nabywcą jest konsument – sprzedawca może dobrowolnie zdecydować się na wystawienie faktury ustrukturyzowanej
Jak przekazać fakturę WDT zagranicznemu nabywcy?
W standardowym modelu zarówno wystawienie, jak i odbiór faktury odbywa się za pośrednictwem KSeF. W transakcjach z podmiotami zagranicznymi przepisy przewidują jednak wyjątek po stronie odbiorcy.
Dotyczy to sytuacji, gdy nabywca nie posiada w Polsce ani siedziby, ani stałego miejsca prowadzenia działalności, a także gdy posiadane przez niego w Polsce stałe miejsce prowadzenia działalności nie bierze udziału w danym zakupie. Wyjątek obejmuje również podmioty, które nie dysponują numerem NIP ani żadnym innym numerem identyfikacji podatkowej – chodzi tu np. o zagraniczne instytucje czy organizacje.
W każdym z tych przypadków faktura wystawiona w KSeF jest przekazywana nabywcy w formie uzgodnionej między stronami. Może to oznaczać doręczenie jej w systemie KSeF – pod warunkiem uzyskania zgody kontrahenta – albo przekazanie jej poza systemem, np. drogą e-mailową lub w innej akceptowanej formie.
Faktura przekazywana poza KSeF musi jednak spełniać dodatkowy wymóg formalny: należy ją opatrzyć kodem QR zawierającym numer KSeF. Kod ten pozwala zarówno na odnalezienie dokumentu w systemie, jak i na weryfikację jego danych. W przypadku faktur wystawianych w trybie offline konieczne jest umieszczenie dwóch kodów QR – oznaczonych odpowiednio jako „OFFLINE” i „CERTYFIKAT”.
Co powinna zawierać faktura WDT wystawiona w KSeF?
Faktura dokumentująca WDT wystawiona w KSeF musi zawierać kilka elementów specyficznych dla tego rodzaju transakcji.
W sekcji dotyczącej sprzedawcy należy podać numer NIP poprzedzony prefiksem „PL”. W danych nabywcy – zamiast krajowego NIP – wpisuje się numer identyfikacji VAT przyznany mu w jego państwie członkowskim oraz dwuliterowy kod tego państwa stosowany dla celów podatku od wartości dodanej. W części dotyczącej wartości transakcji wskazuje się łączną wartość sprzedaży opodatkowanej stawką 0% w ramach WDT. Na poziomie poszczególnych pozycji faktury stawkę podatku oznacza się jako „0% WDT”.
Podstawa prawna: art. 106ga ust. 1 i 2 oraz art. 106gb ust. 4 i 5 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.