Prowadząc firmę przedsiębiorcy często potrzebują urzędowego potwierdzenia informacji dotyczących swojej działalności. Najczęściej firmy chcą otrzymać zaświadczenie z CEIDG lub KRS, zaświadczenie o niezaleganiu z podatkami, ze składkami do ZUS lub KRUS, zaświadczenie VAT albo zaświadczenie z Krajowego Rejestru Karnego. Wiele z nich można uzyskać elektronicznie.
Potwierdzenie wpisu do CEIDG, uproszczony wyciąg z KRS, zaświadczenia o niezaleganiu w ZUS albo z podatkami. Niektóre wydruki dokumentów online są traktowane jak dokument urzędowy co oznacza, że można taki dokument wydrukować i nie trzeba już go dodatkowo poświadczać. Takimi dokumentami są przede wszystkim wydruki z CEIDG, KRS oraz zaświadczenia uzyskane online o niezaleganiu w ZUS.
Na wszelki wypadek najlepiej sprawdzić, czy instytucja, do której składamy dokumenty, będzie honorować wydruki z systemów informatycznych.
Urzędy nie powinny domagać się od informacji, które są im znane, mają je w swoich rejestrach albo które mogą uzyskać, kontaktując się z innymi urzędami. Jeśli mimo to organ administracji publicznej zażąda zaświadczenia albo oświadczenia na potwierdzenie faktów lub stanu prawnego, ma obowiązek wskazać konkretny przepis prawa, który takiego potwierdzenia wymaga.
Zwracając się do organu o wydanie zaświadczenie w formie papierowej, organ ma na to 7 dni od chwili złożenia przez wniosku.
Zaświadczenie o nadaniu NIP może być potrzebne, gdy twoja bierze udział w przetargu lub gdy stara się o kredyt. O zaświadczenie o nadaniu NIP może poprosić również kontrahent, aby zweryfikować NIP. Wniosek o wydanie zaświadczenia o nadaniu NIP składa się w urzędzie skarbowym, właściwym dla miejsca zamieszkania lub dla siedziby firmy. Osiągając 3 mln zł netto przychodu to zaświadczenie wyda jedeny z wyspecjalizowanych urzędów skarbowych o zasięgu wojewódzkim. Wniosek o wydanie zaświadczenia o nadaniu NIP podlega opłacie 21 zł.
Zaświadczenie o nadaniu NIP można uzyskać również elektronicznie.
Zaświadczenie o niezaleganiu z podatkami to jedno z najczęściej wykorzystywanych zaświadczeń przy prowadzeniu firmy. Mogą ich żądać na przykład banki przy staraniu się o kredyt lub leasing dla firmy. Zaświadczenia można w prosty i szybki sposób uzyskać elektronicznie. Chcąc uzyskać zaświadczenie o niezaleganiu w podatkach dochodowych: PIT lub CIT, w podatku od towarów i usług VAT lub w akcyzie albo stwierdzające zaległość podatkową, trzeba złożyć na piśmie wniosek do urzędu skarbowego właściwego dla miejsca zamieszkania lub siedziby, lub elektronicznie.
O zaświadczenie dotyczące podatku od nieruchomości lub od środków transportowych wnioskuje się do urzędu miasta lub gminy właściwego dla adresu nieruchomości, a dotyczące opłaty za korzystanie ze środowiska do urzędu marszałkowskiego właściwego dla miejsca zamieszkania lub siedziby. Za jeden egzemplarz takiego zaświadczenia zapłacimy 21 zł.
Zaświadczenie potwierdzające status podatnika VAT w wersji papierowej wymaga złożenia wniosku do urzędu skarbowego właściwego dla podmiotu, którego status ma być potwierdzony. Za wydanie takiego zaświadczenia zapłacisz 21 zł.
Zaświadczenia o niezaleganiu ze składkami na ubezpieczenia społeczne (ZUS) można uzyskać:
- w oddziale ZUS
- przez portal PUE ZUS
- elektronicznie, na portalu Biznes.gov.pl – wiosek elektroniczny trzeba podpisać Profilem Zaufanym lub podpisem kwalifikowanym.
Zaświadczenie jest bezpłatne.
O niezaleganiu z KRUS dla ubezpieczonych w Kasie Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego można:
- uzyskać zaświadczenie o podleganiu ubezpieczeniu społecznemu rolników po utworzeniu konta użytkownika eKRUS
- złożyć wniosek papierowy do właściwego oddziału KRUS.
Zaświadczenie jest bezpłatne.
Zaświadczenie o niekaralności z Krajowego Rejestru Karnego (KRK) może być konieczne:
- żeby przystąpić do przetargu
- gdy z przepisów wynika wymóg niekaralności członków organów spółki, na przykład przy uzyskaniu koncesji
- chcąc pracować na stanowisku, na którym ustawa wymaga niekaralności
- chcąc zatrudnić pracownika, wobec którego istnieje ustawowy wymóg niekaralności.
Każda osoba fizyczna i każdy podmiot zbiorowy ma prawo uzyskać informację, czy w Krajowym Rejestrze Karnym zgromadzono dane na jego temat. Wniosek o zaświadczenie można złożyć w urzędzie, pocztą lub elektronicznie, na platformie: e-Platforma Krajowy Rejestr Karny. Aby wystąpić o zaświadczenie do KRK drogą elektroniczną, trzeba mieć podpis elektroniczny, Profil Zaufany albo podpis osobisty. Za zaświadczenie pobierana jest opłata
- 30 zł – jeżeli składasz wniosek osobiście lub listownie
- 20 zł – jeżeli składasz wniosek za pomocą systemu e-KRK.