Termin zniszczenia dotychczasowej postaci dokumentacji pracowniczej po jej elektronizacji

  Ustawodawca nie wyznaczył pracodawcy terminu na zniszczenie dotychczasowej postaci dokumentacji pracowniczej. Brak takiego terminu jest konsekwencją braku samego obowiązku zniszczenia — przepisy przyznają w tym zakresie wyłącznie uprawnienie. Sytuacja ta różni się zasadniczo od upływu okresu przechowywania dokumentacji, z którym wiąże się zaprzestanie przetwarzania zawartych w niej danych osobowych.

Dopuszczalność zmiany postaci dokumentacji

Kodeks pracy pozwala pracodawcy na zmianę postaci, w której dokumentacja pracownicza jest prowadzona i przechowywana, w obu kierunkach — z papierowej na elektroniczną oraz, w praktyce znacznie rzadziej, z elektronicznej na papierową.

Zmiana postaci z papierowej na elektroniczną następuje przez sporządzenie odwzorowania cyfrowego, w szczególności skanu, oraz opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym pracodawcy, kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy albo kwalifikowanym podpisem elektronicznym osoby przez pracodawcę upoważnionej. Podpis lub pieczęć potwierdzają zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym i muszą zostać złożone odrębnie na każdym dokumencie włączanym do dokumentacji.

Zmiana w kierunku odwrotnym wymaga sporządzenia wydruku oraz opatrzenia go podpisem pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej, potwierdzającym zgodność wydruku z dokumentem elektronicznym.

Obowiązek informacyjny wobec pracowników i byłych pracowników

W następstwie zmiany postaci dokumentacji pracodawca informuje pracowników — w sposób przyjęty u danego pracodawcy — o:

• zmianie postaci prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej;
• możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji w terminie 30 dni od dnia przekazania tej informacji.

Zawiadomienie o możliwości odbioru, w postaci papierowej albo elektronicznej, należy przekazać również byłym pracownikom, o ile elektronizacją objęto także ich dokumentację. Nie jest bowiem wykluczone ograniczenie zmiany postaci wyłącznie do dokumentacji osób pozostających w stosunku pracy.

Ważne: przepisy tego nie wymagają, niemniej zalecane jest wskazanie w treści informacji, że nieodebrana dokumentacja może zostać przez pracodawcę zniszczona.

Sposób doręczenia informacji

Doprecyzowanie zasad doręczenia zawiera § 15 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej. Pracodawca doręcza pracownikowi albo byłemu pracownikowi informację lub zawiadomienie o możliwości odbioru dokumentacji za pokwitowaniem — osobiście albo za pośrednictwem:

• operatora pocztowego;
• osoby upoważnionej przez pracodawcę;
• środków komunikacji elektronicznej, pod warunkiem uzyskania potwierdzenia doręczenia.

Charakter terminu odbioru

Przepisy nie ustanawiają w tym zakresie terminu bezwzględnie obowiązującego. Termin kodeksowy nie może zostać skrócony, natomiast jego wydłużenie jest dopuszczalne. Działania takiego nie sposób zakwalifikować jako podjętego na szkodę osób uprawnionych do odbioru dokumentacji. Wobec braku bezwzględnego wymogu zniszczenia dokumentacji nieodebranej trudno zarazem bronić stanowiska, zgodnie z którym jedynym dopuszczalnym terminem pozostaje ustawowe 30 dni.

Uprawnienie do zniszczenia dokumentacji

Uprawnionymi do odbioru dotychczasowej postaci dokumentacji, w terminie wskazanym przez pracodawcę w zawiadomieniu, są pracownik i były pracownik, a w razie śmierci którejkolwiek z tych osób — członek rodziny zmarłego wskazany w art. 94⁹ § 3 k.p.

Zgodnie z art. 94¹⁰ k.p. w przypadku nieodebrania poprzedniej postaci dokumentacji pracodawca może ją zniszczyć. Przepis kreuje uprawnienie, nie zaś obowiązek — dalsze przechowywanie dokumentacji w obu postaciach pozostaje w pełni dopuszczalne. Ustawodawca nie narzucił żadnego terminu na zniszczenie dotychczasowej postaci dokumentacji, co pozostaje w oczywistym związku z brakiem obowiązku jej zniszczenia.

Kwestia bezpieczeństwa danych osobowych

W piśmiennictwie sygnalizowane bywają wątpliwości dotyczące zwiększonego ryzyka wypływu danych osobowych zawartych w dokumentacji, wynikającego z jej zdublowania — przy założeniu statystycznego wzrostu prawdopodobieństwa wystąpienia takiego skutku w warunkach funkcjonowania dwóch postaci dokumentacji. Nie modyfikuje to jednak obowiązków pracodawcy, który pozostaje w pełni zobowiązany do przechowywania dokumentacji — w tym jej postaci już „nieaktywnej” — w sposób uniemożliwiający dostęp osób nieupoważnionych.

Praktyka pracodawców

Celem zmiany postaci dokumentacji, najczęściej z papierowej na elektroniczną, jest usprawnienie pracy z dokumentacją i dostępu do niej, a także ograniczenie trudności i kosztów związanych z przechowywaniem obszernych zbiorów papierowych. Z tego względu pracodawcy w praktyce decydują się zwykle na zniszczenie dotychczasowej postaci dokumentacji.