Zmiany w PKPiR w roku 2026r.

Z dniem 1 stycznia 2026 r. zaczęło obowiązywać nowe rozporządzenie regulujące zasady prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (PKPiR). Choć na pierwszy rzut oka zmiany mogą wydawać się kosmetyczne, w praktyce wprowadzają szereg istotnych modyfikacji organizacyjnych i technicznych, zarówno dla przedsiębiorców, jak i dla biur rachunkowych.

Nowe przepisy wpisują się w szerszy trend cyfryzacji rozliczeń podatkowych oraz przygotowania systemu podatkowego na obowiązkowe e-fakturowanie w KSeF.

Poniżej omawiamy najważniejsze zmiany.

Elektroniczna PKPiR jako zasada

Od 2026 r. podatkowa księga przychodów i rozchodów powinna być prowadzona wyłącznie przy użyciu programu komputerowego.

Z przepisów usunięto możliwość wyboru formy papierowej, która do tej pory była formalnie dopuszczalna.

Wyjątek dotyczy jedynie wąskiej grupy podatników, m.in.:

• osób wykonujących działalność na podstawie umów agencyjnych lub umów na warunkach zlecenia,
• duchownych, którzy zrezygnowali z opodatkowania w formie ryczałtu.

W praktyce oznacza to, że niemal wszyscy przedsiębiorcy prowadzący PKPiR muszą korzystać z systemów księgowych w formie elektronicznej.

Nowe podejście do spisu z natury

Zmianie uległy również zasady formalne dotyczące spisu z natury. Od 2026 r.:

• nie jest wymagany podpis osób fizycznie sporządzających spis,
• wystarczający jest podpis właściciela działalności lub wspólników,
• do PKPiR wpisuje się wyłącznie wartość spisu, bez konieczności ujmowania jego szczegółowej struktury.

Rozwiązanie to upraszcza procedurę, zachowując jednocześnie jej znaczenie podatkowe.

Zakupy bez NIP – bez prawa do kosztu

Nowe rozporządzenie zaostrza zasady dokumentowania wydatków. Od 2026 r.:

• paragony bez NIP nabywcy nie mogą stanowić podstawy ujęcia kosztu w PKPiR,
• nie można już dokumentować takich wydatków dowodami wewnętrznymi.

W przypadku zakupów dokonywanych w handlu detalicznym (np. materiały biurowe, środki czystości) konieczne jest posiadanie faktury uproszczonej,

czyli paragonu zawierającego NIP podatnika.

Koniec zapisów zbiorczych

Z katalogu dowodów księgowych wyeliminowano:

• dzienne zestawienia faktur sprzedażowych,
• zestawienia sprzedaży sporządzane na podstawie ewidencji VAT.

Od 2026 r. zapisy w PKPiR powinny być dokonywane na podstawie pojedynczych dokumentów, bez stosowania zapisów zbiorczych.

Korekty raportów fiskalnych – nowe zasady

Zmianie uległ również sposób korygowania danych z raportów fiskalnych. Zamiast opisywania korekt na odwrocie raportów:

• korekty dokonuje się obecnie na podstawie dowodu wewnętrznego,
• rozwiązanie to ujednolica sposób dokumentowania korekt w systemach elektronicznych.

Nowy wzór PKPiR i KSeF

Wzór podatkowej księgi został rozszerzony o dodatkowe kolumny, co jest bezpośrednio związane z wdrożeniem Krajowego Systemu e-Faktur. Od 2026 r.:

• w jednej z kolumn wykazywany jest numer identyfikujący fakturę w KSeF,
• w kolejnej – numer identyfikacyjny kontrahenta (NIP).

Zmiana ta wymaga aktualizacji programów księgowych i procedur ewidencyjnych.

Brak zwolnień z obowiązku prowadzenia PKPiR

Nowe przepisy nie przewidują już możliwości uzyskania zwolnienia z obowiązku prowadzenia PKPiR. Dotychczas w określonych przypadkach naczelnik urzędu skarbowego mógł zwolnić podatnika z tego obowiązku – od 2026 r. taka możliwość została całkowicie wyeliminowana.

Miejsce przechowywania księgi

Rozporządzenie nie wskazuje już konkretnego miejsca przechowywania PKPiR ani dowodów księgowych. Obowiązek ich archiwizacji wynika obecnie bezpośrednio z przepisów Ordynacji podatkowej i trwa do momentu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Podsumowanie

Zmiany obowiązujące od 2026 r. nie zmieniają istoty PKPiR, ale znacząco porządkują i digitalizują sposób jej prowadzenia. Dla przedsiębiorców oznacza to konieczność:

• korzystania z odpowiedniego oprogramowania,
• większej dyscypliny w dokumentowaniu kosztów,
• dostosowania się do realiów KSeF.

Dla biur rachunkowych to z kolei sygnał do aktualizacji systemów, procedur oraz komunikacji z klientami.