KSeF – bezpieczeństwo faktur i obowiązek regularnego logowania
Szanowni Państwo,
Od 1 lutego 2026 r. funkcjonuje Krajowy System e-Faktur (KSeF), na który administracja skarbowa i przedsiębiorcy przygotowywali się przez wiele miesięcy.
Pierwsze faktury już spływają do systemu, a Państwo jako przedsiębiorcy muszą być przygotowani na konieczność ich odbierania.
Chcielibyśmy zwrócić Państwa uwagę na dwa kluczowe aspekty związane z funkcjonowaniem tego systemu.
Obowiązek regularnego logowania do KSeF.
Faktury trafiają bezpośrednio do systemu KSeF i tylko tam są dostępne. Oznacza to, że muszą Państwo regularnie logować się do systemu, aby:
– odebrać wystawione na Państwa rzecz faktury,
– sprawdzić terminy płatności,
– zweryfikować poprawność dokumentów.
– odebrać wystawione na Państwa rzecz faktury,
– sprawdzić terminy płatności,
– zweryfikować poprawność dokumentów.
Brak logowania może skutkować przegapieniem terminów płatności, co może prowadzić do naliczenia odsetek czy problemów z kontrahentami.
Uwaga na oszustwa w KSeF.
Ministerstwo Finansów ostrzega, że system może być wykorzystywany przez nieuczciwe podmioty do wystawiania fałszywych faktur. Ważne jest, aby wiedzieć, że KSeF weryfikuje jedynie poprawność techniczną dokumentu – nie bada, czy transakcja faktycznie miała miejsce.
Oznacza to, że również faktura pusta (wystawiona przez podmiot nieuczciwy) – o ile spełnia wymogi techniczne – zostanie przepuszczona przez system i trafi do Państwa. To na odbiorcy faktury spoczywa pełna odpowiedzialność za weryfikację, czy dokument jest prawdziwy i czy dokumentuje rzeczywistą transakcję.
Sytuacje, które powinny wzbudzić Państwa czujność:
1. Transakcja nigdy nie miała miejsca – otrzymaliście Państwo fakturę za zakup, którego w ogóle nie dokonaliście, od podmiotu wskazanego jako sprzedawca.
2. Nieznany kontrahent – faktura pochodzi od podmiotu, z którym nigdy Państwo nie współpracowali ani nie współpracujecie, a nie składaliście żadnych zamówień.
3. Brak wystawcy w rejestrach – po weryfikacji danych wystawcy faktury okazuje się, że nie występuje on:
– w wykazie podatników VAT (biała lista podatników),
– w ogólnodostępnych rejestrach podmiotów prowadzących działalność gospodarczą (CEIDG, KRS).
– w wykazie podatników VAT (biała lista podatników),
– w ogólnodostępnych rejestrach podmiotów prowadzących działalność gospodarczą (CEIDG, KRS).
4. Brak możliwości kontaktu – próby skontaktowania się z wystawcą faktury kończą się niepowodzeniem – telefony nie odpowiadają, adresy email są nieaktywne, pod wskazanym adresem firma nie istnieje.
5. Presja czasowa – faktura określa bardzo krótki termin płatności (np. 1-3 dni), wymuszając szybkie działanie i uniemożliwiając dokładną weryfikację wystawcy oraz prawidowości transakcji.
6. Błędy językowe – na dokumencie znajdują się liczne błędy: składniowe, stylistyczne, ortograficzne – sugerujące wystawienie faktury przy użyciu tłumacza internetowego lub przez osobę nieposługującą się w sposób wystarczający językiem polskim.
Powyższe sytuacje są jedynie sygnałami ostrzegawczymi, nie oznaczają automatycznie, że faktura jest fałszywa.
Należy zachować zdrowy rozsądek i dokonywać pełnej weryfikacji.