Kontynuujemy nasz cykl poświęcony najważniejszym kwestiom z zakresu kontroli u przedsiębiorcy. Tym razem przybliżamy informacje na temat kontroli prowadzonych przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych.

Rozpoczęcie kontroli

Kontrolę wszczyna się nie wcześniej niż po upływie 7 dni i nie później niż przed upływem 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli. Jeżeli nie zostanie wszczęta w terminie 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia, konieczne jest ponowne zawiadomienie.

Kontrola może rozpocząć się przed upływem 7 dni od doręczenia zawiadomienia, ale wymaga to zgody lub wniosku kontrolowanego.

Upoważnienie do kontroli

Inspektor kontroli ZUS rozpoczyna kontrolę od doręczenia tobie (lub osobie, która jest upoważniona do reprezentowania ciebie) upoważnienia do przeprowadzenia kontroli oraz okazania legitymacji służbowej.

Miejsce prowadzenia kontroli

Kontrola przeprowadzana jest w siedzibie przedsiębiorcy oraz w miejscach, w których prowadzi on działalność. Na wniosek lub za zgodą przedsiębiorcy może to być inne miejsce, w którym przechowywana jest dokumentacja. Kontrola może być też przeprowadzona w placówce ZUS, jeżeli usprawni to przebieg kontroli. Co do zasady wymaga to jednak wyrażenia przez przedsiębiorcę zgody na piśmie.

Co podlega kontroli ZUS?

Kontrola przeprowadzana przez ZUS może obejmować w szczególności:

  • zgłaszanie do ubezpieczeń społecznych
  • prawidłowość i rzetelność obliczania, potrącania i opłacania składek oraz innych składek i wpłat, do których pobierania zobowiązany jest Zakład
  • ustalanie uprawnień do świadczeń z ubezpieczeń społecznych i wypłacanie tych świadczeń oraz dokonywanie rozliczeń z tego tytułu
  • prawidłowość i terminowość opracowywania wniosków o świadczenia emerytalne i rentowe
  • wystawianie zaświadczeń lub zgłaszanie danych dla celów ubezpieczeń społecznych,
  • dokonywanie oględzin składników majątku płatników składek zalegających z opłatą należności z tytułu składek.

Jakie uprawnienia ma kontrolujący?

W trakcie przeprowadzania kontroli inspektor kontroli ZUS ma prawo:

  • badać wszelkie księgi, dokumenty finansowo-księgowe i osobowe oraz inne nośniki informacji związane z zakresem kontroli
  • dokonywać oględzin i spisu składników majątku płatników składek zalegających z opłatą należności z tytułu składek
  • zabezpieczać zebrane dowody
  • żądać udzielania informacji przez płatnika składek i ubezpieczonego
  • legitymować osoby w celu ustalenia ich tożsamości, jeśli jest to niezbędne dla potrzeb kontroli
  • przesłuchiwać świadków
  • przesłuchiwać płatnika składek i ubezpieczonego, jeżeli z powodu braku lub po wyczerpaniu innych środków dowodowych pozostały niewyjaśnione okoliczności mające znaczenie dla postępowania kontrolnego.

Obowiązki przedsiębiorcy:

  • udostępnić wszelkie księgi, dokumenty i inne nośniki informacji związane z zakresem kontroli, które przechowujesz ty lub osoby trzecie w związku z powierzeniem tym osobom niektórych czynności na podstawie odrębnych umów
  • udostępniać do oględzin składniki majątku, których badanie wchodzi w zakres kontroli, jeżeli zalegają z opłatą należności z tytułu składek
  • sporządzić i wydać kopie dokumentów związanych z zakresem kontroli i określonych przez inspektora kontroli Zakładu
  • zapewnić niezbędne warunki do przeprowadzenia czynności kontrolnych, w tym udostępnić środki łączności, z wyjątkiem środków transportowych, oraz inne niezbędne środki techniczne do wykonania czynności kontrolnych, którymi dysponuje płatnik
  • udzielać wyjaśnień kontrolującemu
  • przedstawić tłumaczenie na język polski sporządzonej w języku obcym dokumentacji finansowo-księgowej i osobowej przedłożonej przez płatnika składek.

Jak się dokumentuje kontrolę?

Ustalenia kontroli inspektor ZUS opisuje w protokole kontroli.
Sporządza go w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, w tym jeden dla przedsiębiorcy. Przedsiębiorca ma 14 dni na złożenie pisemnych zastrzeżeń do jego ustaleń. Konieczne jest wskazanie stosownych środków dowodowych na potwierdzenie swoich twierdzeń. Inspektor kontroli ZUS ma obowiązek rozpatrzyć zgłoszone przez zastrzeżenia i w razie potrzeby podjąć dodatkowe czynności kontrolne. O sposobie rozpatrzenia zastrzeżeń przedsiębiorca jest informowany na piśmie. Gdy upłynie termin na wniesienie zastrzeżeń, należy dostarczyć do ZUS dokumenty korygujące ( w ciągu 30 dni od dnia otrzymania protokołu kontroli). Przy braku dostarczenia dokumentów korygujących, ZUS wyda decyzję zgodnie z ustaleniami protokołu kontroli. Nastąpi to w ciągu jednego lub dwóch miesięcy. Przedsiębiorca ma obowiązek dostarczyć dokumenty korygujące w ciągu 7 dni od uprawomocnienia się decyzji.