E-doręczenia od 2026 r.
Rok 2026 przyniesie przedsiębiorcom kolejne istotne zmiany – obok obowiązkowego KSeF, zmieni się również sposób komunikacji z urzędami. Wdrożenie e-Doręczeń trwa etapami, natomiast od 1 stycznia 2026 r. e-Doręczenia staną się co do zasady podstawowym kanałem doręczeń elektronicznych w kontaktach z administracją publiczną. ePUAP będzie wykorzystywany wyłącznie w przypadkach, w których przepisy szczególne wyraźnie na to pozwalają. Oznacza to, że korespondencja urzędowa będzie doręczana elektronicznie, ze skutkiem prawnym równoważnym przesyłce poleconej za potwierdzeniem odbioru.
Czym są e-doręczenia?
E-doręczenia to oficjalny, prawnie wiążący system komunikacji elektronicznej, który w perspektywie kilku lat ma całkowicie zastąpić papierową korespondencję – zarówno w relacjach z urzędami, jak i z sądami.
Każdy użytkownik systemu otrzymuje:
- adres do doręczeń elektronicznych (ADE),
- wpis do Bazy Adresów Elektronicznych (BAE),
- dedykowaną skrzynkę do odbioru i wysyłki korespondencji
Uwaga na e-PUAP
Od 1 stycznia 2026 r. e-doręczenia w praktyce zastąpią ePUAP. Komunikacja przez ePUAP będzie skuteczna wyłącznie w przypadkach wyraźnie wskazanych w przepisach. W pozostałych sytuacjach może zostać uznana za nieskuteczną, co może prowadzić do negatywnych konsekwencji procesowych lub podatkowych.
Terminy istotne dla przedsiębiorców
Obowiązek posiadania adresu do e-doręczeń zależy od momentu rejestracji działalności: od 1 stycznia 2025 r.
– skrzynka e-doręczeń zakładana automatycznie przy rejestracji firmy w CEIDG lub KRS, firmy z CEIDG zarejestrowane przed 1.01.2025 r.
– obowiązek od 1 października 2026 r., firmy z KRS zarejestrowane przed 1.01.2025 r.
– obowiązek od 1 kwietnia 2025 r., zawody zaufania publicznego
– obowiązek korzystania z e-doręczeń od 1 stycznia 2025 r.
Rozwiązanie przejściowe
Do momentu, w którym przedsiębiorca będzie zobowiązany do posiadania skrzynki e-doręczeń, urzędy będą mogły korzystać z tzw. Publicznej Usługi Hybrydowej. W praktyce oznacza to, że pismo zostanie nadane elektronicznie, ale doręczone w formie papierowej (przez operatora pocztowego).
Co rekomendujemy w Kancelarii AP?
Już teraz warto sprawdzić datę objęcia obowiązkiem e-doręczeń, zaplanować wdrożenie systemu w firmie, ustalić, kto będzie odpowiedzialny za bieżący odbiór korespondencji elektronicznej.
Brak dostępu do skrzynki e-doręczeń nie wstrzymuje biegu terminów – w praktyce pismo może zostać uznane za doręczone również wtedy, gdy nie zostanie odczytane (tzw. fikcja doręczenia). To może skutkować poważnymi konsekwencjami podatkowymi lub administracyjnymi.