Przedsiębiorca, który sam odbywa podroż służbową ma prawo odliczyć od przychodu poniesione na ten cel wydatki, jako koszty uzyskania przychodu. Warunkiem jest zachowanie wszelkich dowodów potwierdzających związek podróży z prowadzoną działalnością.
Nie może natomiast rozliczyć kosztów podróży służbowej przedsiębiorca opodatkowany w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych lub karty podatkowej.
Co można wrzucić w koszty?
Poruszając się publicznym środkiem transportu (pociągiem, autobusem, samolotem), kosztem będzie cena biletu za przejazd. Nie ma ograniczeń co do rodzaju i klasy środka transportu. Jednak tak jak w przypadku innych kosztów obowiązuje cię zasada, zgodnie z którą wydatki muszą być racjonalnie uzasadnione.
Podróżując samochodem, który stanowi środek trwały firmy, można odliczyć 100% wydatków na jego użytkowanie, o ile jest prowadzona ewidencja przebiegu pojazdu. Bez ewidencji można odliczyć 75% wydatków.
Jeśli w czasie podróży przedsiębiorca wykorzystuje swój samochód prywatny (nie będący majątkiem firmy) dla celów działalności gospodarczej, nie trzeba prowadzić żadnej ewidencji przebiegu pojazdu, ale wtedy można odliczyć tylko 20% wydatków na jego użytkowanie.
Diety
W podróży służbowej przedsiębiorca nie może odliczyć faktycznie poniesionych wydatków na wyżywienie, ale przysługuje mu dieta tej samej wysokości, co pracownikowi (45 zł dziennie)
Dokumentowanie wydatków
Firmowe wydatki, także diety za delegację, trzeba udokumentować, by zaliczyć je do kosztów podatkowych. Diety zaliczane są do kosztów w formie ryczałtu. Podstawą ich rozliczenia jest dowód wewnętrzny, który powinien zawierać co najmniej: imię i nazwisko, cel podróży, nazwę miejscowości docelowej, liczbę godzin i dni przebywania w podróży służbowej (data i godzina wyjazdu oraz powrotu), stawkę i wartość przysługujących diet.
Noclegi i komunikacja lokalna
Wydatki na nocleg można rozliczać na podstawie faktury lub rachunku. Przedsiębiorcy nie obowiązują limity dotyczące pracowników. Korzystasz ze środków komunikacji miejscowej, koszty rozlicza się się w wysokości stwierdzonej biletem za przejazd albo innym dokumentem z którego będzie wynikała kwota poniesionego wydatku. Przedsiębiorcy nie obowiązują ryczałty dotyczące pracowników.
Odliczeniu podlegają także inne wydatki związane z prowadzoną działalności, np. zakup biletów na różnego rodzaju targi, wystawy, pokazy, w wysokości stwierdzonej fakturą lub rachunkiem.
Odliczenie VAT od wydatków na podróż
Za podróż służbową można rozliczyć VAT na zasadach ogólnych, jak przy innych czynnościach opodatkowanych. Nie dotyczy to wydatków na usługi gastronomiczne i noclegi. Niepodlegający odliczeniu VAT z tytułu noclegu można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu (kwota brutto).
Możesz odliczyć 100% VAT od wydatków związanych z użytkowaniem samochodu osobowego pod warunkiem, że samochód jest wykorzystywany wyłącznie w działalności gospodarczej i został wcześniej złożony do urzędu skarbowego formularz VAT-26. Potwierdzeniem wykorzystywania auta wyłącznie na potrzeby firmy jest prowadzenie ewidencji przebiegów do celów VAT (takiej jak dla celów PIT).
Nie prowadząc ewidencji przebiegu pojazdu i używaniu samochodu do celów mieszanych – zarówno firmowych jak i osobistych – można odliczyć 50% podatku.