Od tego roku obowiązują przepisy skracające okres przechowywania akt pracowniczych oraz stwarzające możliwości elektronizacji tych dokumentów. Nowe przepisy ułatwią przechowywanie akt pracowników i zleceniobiorców, dzięki czemu pozwolą obniżyć koszty z tym związane.

Okres obowiązkowego przechowywania dokumentacji pracowników będzie różny w zależności od terminu zatrudnienia, i tak:

  • pracownicy zatrudnieni po 1.01.2019 r. – okres przechowywania dokumentów wyniesie 10 lat.
  • zatrudnieni w okresie od 1.01.1999 r. do 31.12. 2018 r. – możliwość skrócenia okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej do 10 lat pod warunkiem złożenia w ZUS raportów informacyjnych, w którym znajdą się informacje niezbędne do wyliczenia emerytury lub renty konkretnego pracownika. Jeśli pracodawca tego nie zrobi, dokumentację pracowniczą będzie musiał archiwizować przez 50 lat;
  • zatrudnieni przed 1.01.1999 r. – okres przechowywania dokumentów nie zmieni się i wyniesie 50 lat.

Dokumentacja papierowa będzie mogła być przechowywana w formie elektronicznej jeśli zostanie zeskanowana i opatrzona podpisem elektronicznym.