Ubranie z logo firmy – tak, ale garnitur już nie może być zaliczony w ciężar kosztów uzyskania przychodów. Aby wrzucić stroje firmowe w koszty, trzeba spełnić kilka warunków.
Najważniejsze jest to, aby ubranie miało charakter wyłącznie służbowy, a nie osobisty. Należy więc ustalić, czy nadaje się do używania poza godzinami pracy. Z orzecznictwa wynika, że ubranie traci osobisty charakter, jeśli posiada cechy właściwe dla danej firmy, jak umieszczenie na nim w sposób trwały logo, charakterystyczny fason czy kolorystyka. Generalnie kosztem są wydatki poniesione na ubrania, które pełnią funkcję ochronną, identyfikują lub reklamują daną firmę.
Korzystanie z ubrania służbowego powinno mieć umocowanie albo w przepisach prawa (np. BHP) albo decyzji kierownika zakładu wyrażonej np. w regulaminie pracy lub w treści umowy o pracę. Przyjmuje się też, że wyposażenie pracowników w takie ubrania powinno mieć realny wpływ na decyzje klientów, tym samym kształtować popyt na towary lub usługi oferowane przez pracodawcę, przyczyniając się do powstawania przychodów. Wymaga się, aby pracownik zaopatrzony w strój firmowy w zakresie swoich obowiązków miał przewidziany kontakt z klientem.
W interpretacjach podatkowych pojawiła się też kwestia, jakie części ubioru mogą być zaliczane do kosztów podatkowych. Odmówiono tego prawa w przypadku zakupu ciepłych butów i kurtek dla pielęgniarek, nawet jeżeli przedmiotem działalności pracodawcy jest świadczenie usług medycznych poza placówką, w domach pacjentów.
Poza wskazanymi wyżej wymogami należy pamiętać o ogólnej zasadzie dotyczącej kosztów podatkowych: ponoszone wydatki muszą mieć związek z osiąganym przychodem, lub zachowaniem albo zabezpieczeniem jego źródła.
Jeśli chodzi pieniądze przeznaczone za zakup garniturów, garsonek koszul, krawatów i innych elementów ubioru, to interpretacje i orzecznictwo sądowe nie pozostawiają wątpliwości, że są to wydatki na cele reprezentacyjne i nie mogą być uznawane za koszty uzyskania przychodów.