W związku z dużym zainteresowaniem pracą zdalną i trwającymi pracami nad jej uregulowaniem w Kodeksie pracy, resort rodziny i polityki społecznej wyjaśnił zasady refundacji kosztów poniesionych przez pracowników przy wykonywaniu pracy zdalnej.

W odpowiedzi na interpelacje poselską z września br. czytamy, że choć w przepisach ustawy covidowej nie zapisano obowiązku rekompensowania pracownikom wspomnianych kosztów, to pracownik, który poniósł koszty związane z pracą zdalną może domagać się ich zwrotu od pracodawcy – na zasadach ogólnych. Wszelkie koszty związane z pracą obciążają pracodawcę, co oznacza, że pracownik, który je poniósł, ma prawo domagać się od pracodawcy rekompensaty. Prawo do określonej rekompensaty powinno być jednak udokumentowane; w tym celu pracownik powinien przedstawić pracodawcy np. rachunki potwierdzające poniesione koszty.
Zasady zwrotu kosztów mogą być ustalane w przepisach wewnątrzzakładowych. Pracodawca może określić tryb i zasady wypłacania np. ekwiwalentu dla pracownika w razie wykorzystywania przy pracy jego prywatnych narzędzi, sprzętu, materiałów, a także zasady pokrywania kosztów zużycia przez pracownika np. energii elektrycznej (w regulaminie pracy lub innych przepisach wewnątrzzakładowych). W przypadku braku stosownych unormowań, strony stosunku pracy powinny same dokonywać ustaleń związanych z rozliczaniem pracy zdalnej (w umowie o pracę).
Zgodnie z projektem nowelizacji Kodeksu pracy pracodawca będzie zobowiązany do:

  • zapewnienia pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej;
  • pokrycia kosztów związanych z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, kosztów energii elektrycznej oraz niezbędnego dostępu do łączy telekomunikacyjnych;
  • pokrycia innych kosztów bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej, jeśli taki obowiązek zostanie określony w porozumieniu zawartym ze związkami zawodowymi lub wydanym regulaminie (bądź w przypadku braku zawartego porozumienia lub wydania regulaminu – w wydanym poleceniu lub porozumieniu zawartym z pracownikiem);
  • zapewnienia pracownikowi wykonującemu pracę zdalną niezbędnych do wykonywania tej pracy szkoleń i pomocy technicznej.

W projekcie ustawy zaproponowano także przepis, zgodnie z którym obowiązek pokrycia przez pracodawcę kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej oraz obowiązek wypłaty ekwiwalentu będzie mógł być zastąpiony obowiązkiem wypłaty ryczałtu, którego wysokość będzie odpowiadać przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z pracą zdalną. Ogólne zasady wykonywania pracy zdalnej, w tym ustalania ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu, będą regulowane na poziomie zakładowym (w porozumieniu albo regulaminie), natomiast szczegółowe uzgodnienia w tym zakresie będą mogły być zawarte także w porozumieniu z pracownikiem, o ile taka będzie wola stron.