Prowadzenie firmy łączy się z wytwarzaniem, a co za tym idzie, koniecznością archiwizowania wielu dokumentów. Przepisy przewidują różne terminy ich przechowywania.
Dokumenty podatkowe należy przechowywać przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Chodzi m.in. o kopie i oryginały faktur VAT, księgi podatkowe i związane z ich prowadzeniem dokumenty, dokumenty związane z poborem i inkasem podatkowym, wszystkie kopie wystawionych rachunków.
Natomiast dokumenty kadrowe (pracownicze), trzeba przechowywać przez 50 lat od rozwiązania umowy. Dłużej niż 50 lat należy archiwizować dokumenty zgłoszeniowe do ZUS (przez cały okres prowadzenia działalności gospodarczej). Znacznie krócej, bo 5 lat od daty przekazania do ZUS przechowuje się dokumenty rozliczeniowe.
10 lat to okres przechowywania akt osobowych pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 roku. Jeśli chodzi o pracowników zatrudnionych między 1 stycznia 1999 r. a 31 grudnia 2018 r., pracodawca będzie miał wybór co do okresu przechowywania akt pracowniczych.
Inne terminy:
- dokumenty inwentaryzacyjne – 5 lat,
- dokumenty reklamacji – 1 rok po rozliczeniu.
W razie pytań o terminy i formę przechowywania dokumentów firmowych – zapraszamy do kontaktu!