Dokumentacja księgowa, pracownicza, dokumenty dotyczące reklamacji muszą być przechowywane w firmie tak długo, jak przewidują to przepisy prawne. W zależności od rodzaju dokumentów trzeba zastosować różne ustawy i określony w nich okres archiwizacji.
Do ustalenia czasu przechowywania dokumentów podatkowych i księgowych stosuje się przepisy Ordynacji podatkowej, ustaw o podatku dochodowym, ustawę o VAT oraz uchwałę Komitetu Standardów Rachunkowości. Z kolei w przypadku dokumentacji pracowniczej i ZUS-owskiej należy sięgnąć do ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych.
I tak, w związku z tym, ze zobowiązania podatkowe przedawniają się z upływem pięciu lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Tyle właśnie należy przechowywać księgi podatkowe, ewidencje VAT i inne, dowody księgowe dotyczące umów, pożyczek, kredytów, środków trwałych w budowie itp., dokumenty inwentaryzacyjne, a także dokumenty dotyczące przyjętej polityki rachunkowości (licząc od daty upływu jej ważności).
Tyle samo, czyli 5 lat (10 lat w odniesieniu do dokumentów przekazanych do ZUS przed 1 stycznia 2012 r.) wynosi okres przechowywania dokumentów ZUS-owskich, takich jak kopie deklaracji rozliczeniowych i imiennych raportów miesięcznych.
Aż przez 50 lat od daty zakończenia przez ubezpieczonego pracy płatnik musi archiwizować listy płac, karty wynagrodzeń i inne dowody w oparciu o które ustala się podstawę wymiaru emerytury czy renty.
Przez rok od rozliczenia reklamacji labo rękojmi archiwizuje się dokumenty z tym związane.
Krócej, bo do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, należy przechowywać dowody księgowe dotyczące wpływów ze sprzedaży detalicznej.