Urlop wypoczynkowy powinien być zasadniczo wykorzystywany w całości w roku kalendarzowym, w którym pracownik go nabywa, a jeśli tak się nie stanie, należy udzielić go najpóźniej do 30 września kolejnego roku kalendarzowego.
W praktyce wystarczy, aby 30 września był pierwszym dniem zaległego urlopu pracownika. Co istotne, jeśli pracownik nie składa wniosków o zaległy urlop, pracodawca ma prawo udzielić mu zaległego urlopu, nawet gdy nie wyraża na niego zgody.
Pracownik nie może samodzielnie zadecydować o wykorzystaniu zaległego urlopu. Nie może też po przekroczeniu terminu 30 września rozpocząć urlopu bez zgody pracodawcy, a samo zawiadomienie o rozpoczęciu urlopu nie uzasadnia i nie usprawiedliwia nieobecności w pracy. Takie zachowanie może być traktowane jako porzucenie pracy, co upoważnia do rozwiązania umowy bez wypowiedzenia z powodu ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków pracowniczych.
Jeśli umowa o pracę pracownika jest rozwiązywana za wypowiedzeniem, niezależnie od tego, kto podjął decyzję o wypowiedzeniu można zobowiązać pracownika do wykorzystania przysługującego mu urlopu wypoczynkowego w trakcie wypowiedzenia. Jeśli wymiar urlopu jest większy niż liczba dni wypowiedzenia, za niewykorzystane dni urlopu wypoczynkowego wypłacisz pracownikowi ekwiwalent pieniężny.
Inne zasady dotyczą urlopu na żądanie. Zgodnie z opinią PIP uprawnienie do tego urlopu przysługuje na dany rok kalendarzowy i w razie niewykorzystania go przez pracownika w danym roku, nie przechodzi na rok następny. Jeśli pracownik nie skorzysta z możliwości domagania się wolnego w ten sposób, niewykorzystane z końcem roku dni urlopu na żądanie tracą swój szczególny charakter i stają się dniami zaległego urlopu (niewykorzystanego w zakończonym roku kalendarzowym) -urlop na żądanie nie podlega bowiem kumulacji.